Starfsmanna- og stigsfundir eru haldnir reglulega. Umsjónarkennarar bera ábyrgð á því að upplýsa alla hlutaðeigandi aðila um málefni einstakra nemenda. Hér er um að ræða greiningar sem mikilvægt er að þeir sem vinna með nemandann viti af, áföll, eineltismál og annað í þeim dúr. Hlutaðeigandi aðilar eru hér stjórnendur og þeir starfsmenn sem koma að nemandanum með einum eða öðrum hætti.
Ef þessir fundir duga ekki skal boðað sérstaklega til upplýsingafunda. Umsjónarkennarar viðkomandi nemanda sjá um það.
Haldinn er skilafundur á milli stiga í upphafi skólaárs.
Mikilvægt er að starfsmenn noti fundaraðstöðu, viðtalsherbergi eða annað aflokað rými til upplýsingagjafar og samræðna um nemendur.
Umsjónarkennari er alltaf lykilmaður þegar kemur að upplýsingaflæði um einstaka nemendur en deildarstjóri ber þar einnig ábyrgð. Ef boðað hefur verið til upplýsingafundar sem starfsmaður kemst ekki á, ber honum skylda til að leita eftir þeim upplýsingum sem veittar voru á fundinum hjá viðkomandi umsjónarkennara.
Þegar um eineltismál er að ræða eru þau unnin samkvæmt eineltisáætlun Árskóla. Umsjónarkennari er lykilmaður við úrvinnslu eineltismála og upplýsir alla sem að nemandanum koma um gang og eðli málsins.
Við gætum fyllsta trúnaðar varðandi persónuupplýsingar sbr. lög um Persónuvernd.